01 — Guide d'utilisation du portail Client (web)#

Ce guide s'adresse à vous, la personne qui utilise Kaxentra pour ses propres finances : particulier, travailleur autonome, famille, entrepreneur, investisseur, propriétaire immobilier, dirigeant de PME, commerçant. Il ne s'adresse pas aux professionnels de cabinet — leur guide est 03-guide-utilisateur-business.md. Chaque procédure se termine par « Comment vérifier que ça a marché ». Ce n'est pas une formalité : c'est la seule preuve que votre action a été enregistrée.

1. Avant de commencer#

1.1 Ce que ce guide couvre#

Le portail Client compte 472 pages. Vous n'en verrez jamais 472 : la navigation se recompose selon le contexte que vous choisissez. Un particulier voit une dizaine de sections ; un dirigeant de PME en voit trois fois plus.

Ce guide couvre les tâches que vous ferez réellement, dans l'ordre où vous les rencontrerez. Il ne décrit pas chaque écran. Il décrit chaque geste.

1.2 Ce dont vous avez besoin#

1.3 Comment lire ce guide#

• Les étapes numérotées se suivent dans l'ordre. Sauter une étape produit généralement un message d'erreur explicite, jamais une perte de données.
• Les libellés entre guillemets sont les textes exacts affichés à l'écran. Si vous ne les voyez pas, c'est que vous n'êtes pas dans le bon contexte ou que le module n'est pas inclus dans votre forfait.
• La section 11. Quand ça ne marche pas liste les messages d'erreur, mot pour mot, avec ce qu'il faut faire.

1.4 Trois principes qui vous éviteront des malentendus#

1. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas confirmé. Aucune page n'enregistre en arrière-plan pendant que vous tapez.
2. Un refus est toujours explicite. Si une action n'aboutit pas, un message la nomme. Le portail ne vous sert jamais un résultat dégradé sans le dire.
3. Une sortie d'intelligence artificielle porte toujours sa source et son coût. Si vous ne voyez ni l'une ni l'autre, vous ne regardez pas une sortie d'intelligence artificielle.

2. Démarrer#

2.1 Créer votre compte#

1. Ouvrez la page d'accueil publique de Kaxentra.
2. Cliquez sur « Créer un compte ».
3. Saisissez votre adresse courriel, puis un mot de passe.
4. Le mot de passe doit respecter la politique en vigueur : longueur minimale, majuscules, chiffres, caractères spéciaux. La page affiche les exigences non satisfaites au fur et à mesure de votre saisie.
5. Validez. Un courriel de confirmation part immédiatement.
6. Ouvrez ce courriel et cliquez sur le lien de confirmation. Le lien est à usage unique.
7. Vous arrivez sur le parcours d'accueil.

Comment vérifier que ça a marché : reconnectez-vous depuis une fenêtre de navigation privée avec la même adresse et le même mot de passe. Si vous atteignez le tableau de bord, le compte existe réellement — et pas seulement dans la session ouverte.

Vous avez été invité par un cabinet ? N'utilisez pas ce parcours. Ouvrez le lien d'invitation reçu par courriel : il rattache directement votre compte au cabinet et vous évite de créer un second compte orphelin. Si vous avez déjà créé un compte, ouvrez quand même le lien : il rattache le compte existant.

2.2 Activer la double authentification#

1. Ouvrez « Sécurité » depuis le menu de compte.
2. Repérez le bloc de double authentification.
3. Choisissez la méthode proposée par la politique de votre organisation.
4. Suivez l'enrôlement : vous scannez un code, vous saisissez le code à usage unique généré, vous validez.
5. Conservez les codes de secours affichés. Ils ne seront plus jamais réaffichés.

Comment vérifier que ça a marché : déconnectez-vous, reconnectez-vous. Le portail doit vous demander le second facteur avant d'afficher le tableau de bord. S'il ne le demande pas, l'enrôlement n'est pas allé au bout.

2.3 Choisir votre contexte#

Le contexte est le mécanisme structurant du produit. Il ne s'agit pas d'un thème visuel : il recompose la navigation, le tableau de bord et les fonctionnalités exposées.

1. Cliquez sur le sélecteur de contexte, en haut de la barre latérale.
2. Choisissez le contexte qui correspond à votre situation actuelle.
3. La page se recompose. La barre latérale change. Le tableau de bord change.

Vous pouvez changer de contexte autant de fois que vous voulez, sans perdre de données : les données appartiennent au compte, pas au contexte.

2.4 Les dix contextes Client#

« Contexte conditionné » veut dire quoi ? Le contexte n'apparaît dans le sélecteur que si votre forfait ou un ensemble de modules acheté l'inclut. Il n'est pas caché par erreur : il n'est pas encore acheté. Voir le chapitre 12.

2.5 Comprendre votre tableau de bord#

Le tableau de bord est la page « Tableau de bord », atteignable en permanence depuis « Accueil ».

Il présente, de haut en bas :

1. Vos échéances proches — ce qui arrive à terme, avec la date.
2. Vos tâches — ce que le cabinet, ou vous-même, avez inscrit à faire.
3. Vos indicateurs financiers — un bloc d'indicateurs qui varie selon le contexte actif.
4. Vos dossiers en cours — l'état de ce que le cabinet traite pour vous.
5. Votre activité récente — les derniers documents, messages et mouvements.

La règle de lecture la plus importante : un tiret — signifie non mesuré, pas zéro. Kaxentra n'affiche jamais un 0 fabriqué à la place d'une donnée qu'il n'a pas pu lire. Si vous voyez un tiret, la valeur existe peut-être, mais elle n'a pas pu être récupérée à cet instant. Rechargez ; si le tiret persiste, ouvrez une demande de soutien.

2.6 Se repérer dans la navigation#

La barre latérale se lit sur trois niveaux : section → groupe → page.

Sections communes à tous les contextes :

Raccourci utile : la page « Tous les outils » du Hub liste l'ensemble des pages accessibles à votre compte, avec une recherche. Quand vous ne trouvez pas une fonction, commencez par là plutôt que par la barre latérale.

3. Vos documents#

3.1 Téléverser un document#

1. Ouvrez « Documents » dans la section Documents.
2. Cliquez sur « Téléverser ».
3. Choisissez le fichier depuis votre appareil, ou glissez-le dans la zone prévue.
4. Renseignez la catégorie : le classement conditionne qui verra le document et dans quel dossier il apparaît.
5. Ajoutez une période fiscale si le document concerne une année précise. Cela évite qu'un feuillet de 2024 se retrouve rattaché à la déclaration de 2025.
6. Ajoutez une description courte si le nom de fichier n'est pas parlant.
7. Cliquez sur « Enregistrer ».

Formats et taille. Le portail accepte les formats de documents et d'images courants. Un fichier trop volumineux est refusé avec un message qui nomme la limite : ce n'est pas un échec silencieux.

Comment vérifier que ça a marché : rechargez la page « Documents » avec la touche de rafraîchissement du navigateur. Le document doit apparaître dans la liste avec sa catégorie et sa date. Ouvrez-le : il doit s'afficher. Un document présent dans la liste mais impossible à ouvrir n'est pas un document téléversé — signalez-le.

3.2 Répondre à une demande de documents du cabinet#

Quand votre cabinet a besoin d'une pièce, il crée une demande de documents. Vous recevez une notification, et parfois un courriel.

1. Ouvrez « Demande de docs » dans la section Documents. Vous pouvez aussi passer par la notification.
2. La liste montre les demandes reçues, avec leur état et leur échéance.
3. Ouvrez la demande. Elle liste poste par poste ce qui est attendu.
4. Pour chaque poste, cliquez sur « Téléverser » et joignez la pièce correspondante.
5. Si une pièce ne vous concerne pas, utilisez la mention « Sans objet » plutôt que de laisser le poste vide : le cabinet saura que vous avez traité la ligne.
6. Ajoutez un commentaire si la pièce demande une explication.
7. Quand tous les postes sont traités, cliquez sur « Soumettre ».

Comment vérifier que ça a marché : rechargez la demande. Son état doit passer de « En attente » à un état de soumission, et chaque poste doit porter la pièce jointe. Vérifiez également dans « Documents » : les pièces déposées via une demande apparaissent aussi dans votre dépôt général.

3.3 Partager un document avec votre cabinet ou un tiers#

1. Ouvrez « Documents ».
2. Repérez le document, puis ouvrez son menu d'actions.
3. Choisissez « Partager ».
4. Sélectionnez le destinataire : un cabinet auquel vous êtes rattaché, ou une adresse courriel.
5. Choisissez la durée du partage.
6. Confirmez.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez « Documents partagés ». Le document doit y figurer avec son destinataire et sa date d'expiration. Pour retirer le partage, revenez sur cette page et révoquez-le : le lien cesse alors de fonctionner.

3.4 Remplir votre liste de contrôle fiscale#

La liste de contrôle fiscale est l'outil qui évite l'aller-retour de courriels de février à avril. Elle énumère les pièces attendues pour votre déclaration.

1. Ouvrez « Checklist fiscale » dans la section Documents.
2. La liste s'affiche par famille : revenus, déductions, crédits, pièces justificatives.
3. Parcourez chaque ligne. Pour chacune, trois gestes possibles :
   • Téléverser la pièce — le plus courant.
   • Cocher « Sans objet » — la ligne ne vous concerne pas cette année.
   • Laisser en attente — vous n'avez pas encore la pièce.
4. Les lignes restées en attente apparaissent en tête de liste, pour que vous les retrouviez.
5. Quand la liste est complète, une mention de progression atteint 100 %.

Comment vérifier que ça a marché : rechargez la page. Le compteur de progression doit refléter vos réponses, et chaque ligne traitée doit porter soit une pièce jointe, soit la mention « Sans objet ». Vérifiez ensuite dans « Mes checklists » que la liste apparaît avec le bon état d'avancement.

Pourquoi ne pas simplement envoyer les documents par courriel ? Parce qu'un courriel ne dit pas au cabinet ce qui manque encore. La liste de contrôle le dit, des deux côtés, en permanence.

4. Votre dossier fiscal#

4.1 Suivre votre déclaration#

1. Ouvrez « Déclarations » dans la section Fiscalité.
2. La liste présente vos déclarations par année et par type : T1/TP1 pour les particuliers, T2125 pour un travailleur autonome, T776 pour un revenu locatif, T2/CO-17 pour une société.
3. Ouvrez la déclaration de l'année qui vous intéresse.
4. La fiche présente :
   • l'état de la déclaration ;
   • le cabinet ou la personne qui la traite ;
   • les pièces rattachées ;
   • les échanges liés au dossier ;
   • les montants calculés, quand ils sont disponibles.
5. Utilisez le fil de discussion de la fiche pour poser une question : elle reste attachée au dossier, contrairement à un courriel.

Les états d'une déclaration. Ils vont du dossier ouvert à la déclaration transmise, en passant par la collecte de pièces, la préparation, la revue et la signature. L'état affiché est celui que le cabinet a réellement enregistré ; le portail ne le devine pas.

Comment vérifier que ça a marché : ce n'est pas une action de votre part, mais un suivi. La vérification utile est celle-ci : la date de dernière mise à jour de la fiche doit être cohérente avec les échanges. Une fiche qui n'a pas bougé depuis trois semaines alors que vous avez déposé des pièces mérite un message au cabinet.

4.2 Suivre votre remboursement#

1. Ouvrez « Suivi remboursement » dans la section Impôts personnels.
2. L'écran présente l'état du remboursement attendu, sa date estimée quand elle est connue, et le montant.
3. Si une donnée n'est pas connue, elle s'affiche avec un tiret —. Ce n'est pas un montant nul.

Comment vérifier que ça a marché : croisez avec votre avis de cotisation (section 4.3). Si l'avis de cotisation porte un montant et que le suivi affiche un tiret, la donnée n'a pas encore été rapprochée — ce n'est pas une perte.

4.3 Consulter votre avis de cotisation#

1. Ouvrez la page dédiée aux avis de cotisation dans la section Impôts personnels.
2. La liste présente vos avis par année d'imposition.
3. Ouvrez un avis : vous y lisez les montants, les rajustements et les écarts par rapport à la déclaration produite.
4. Téléchargez le document si vous devez le fournir à une institution financière.

Comment vérifier que ça a marché : le fichier téléchargé doit s'ouvrir et porter l'année attendue. Vérifiez également que l'avis apparaît dans « Documents » : les avis rattachés à votre dossier y sont classés dans la catégorie fiscale.

4.4 Consulter vos crédits d'impôt#

1. Ouvrez « Crédits d'impôt ».
2. La page liste les crédits applicables à votre situation, avec pour chacun : la condition d'admissibilité, la pièce justificative attendue et le montant estimé.
3. Cochez les crédits que vous pensez réclamer. Le cabinet les verra.

Comment vérifier que ça a marché : rechargez la page. Vos sélections doivent persister. Ouvrez ensuite la liste de contrôle fiscale : les pièces requises par les crédits sélectionnés doivent y apparaître.

4.5 Simuler l'impact d'une décision#

1. Ouvrez « Simulateur impact ».
2. Saisissez la variation que vous envisagez : une hausse de revenu, une cotisation à un régime enregistré, une vente d'actif.
3. Lancez le calcul.
4. Lisez le résultat : impôt fédéral, impôt provincial, écart par rapport à la situation actuelle.

Comment vérifier que ça a marché : modifiez la valeur d'entrée d'un montant significatif et relancez. Le résultat doit bouger. Un résultat identique pour deux entrées différentes n'est pas un calcul : signalez-le.

C'est la vérification à faire sur tout simulateur, ici comme ailleurs. Un chiffre qui ne réagit pas à ses entrées n'est pas un chiffre calculé.

5. Vos finances personnelles#

5.1 Créer un budget#

1. Ouvrez « Créer un budget » dans la section Budgets et Objectifs.
2. Donnez un nom au budget et choisissez sa période : mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
3. Choisissez une date de début.
4. Ajoutez vos postes de dépense, ligne par ligne : catégorie, montant prévu.
5. Ajoutez vos postes de revenu de la même manière.
6. Vérifiez le solde prévisionnel affiché en bas : revenus moins dépenses.
7. Cliquez sur « Enregistrer ».

Utiliser un modèle. La page « Modèles budget » propose des structures pré-remplies. Partir d'un modèle vous évite d'oublier des postes ; vous supprimez ensuite ce qui ne vous concerne pas.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez « Mes budgets ». Le budget doit apparaître avec sa période et son solde prévisionnel. Ouvrez-le : les postes saisis doivent tous être là, avec les mêmes montants. Rechargez la page une seconde fois — c'est la vérification qui distingue un enregistrement réel d'un affichage temporaire.

5.2 Fixer un objectif#

1. Ouvrez « Mes objectifs ».
2. Cliquez sur « Nouvel objectif ».
3. Renseignez :
   • le nom de l'objectif ;
   • le montant cible ;
   • la date cible ;
   • le montant déjà atteint, si vous partez d'une épargne existante ;
   • la contribution périodique que vous prévoyez.
4. Enregistrez.
5. La fiche affiche la progression et le rythme nécessaire pour tenir la date.

Comment vérifier que ça a marché : l'objectif doit apparaître dans la liste avec une barre de progression cohérente : si vous avez saisi 2 000 $ atteints sur 10 000 $, la barre doit indiquer 20 %. Une barre à 0 % avec un montant atteint non nul signale que le montant n'a pas été enregistré.

5.3 Ajouter un compte de placement#

1. Ouvrez « Comptes placement » dans la section Finances personnelles.
2. Cliquez sur « Ajouter un compte ».
3. Renseignez :
   • le type de compte — non enregistré, régime enregistré d'épargne-retraite, compte d'épargne libre d'impôt, régime enregistré d'épargne-études, régime de participation différée aux bénéfices, compte de retraite immobilisé ;
   • l'institution ;
   • le numéro de compte ou son identifiant interne ;
   • la devise ;
   • le solde actuel.
4. Enregistrez.
5. Ajoutez ensuite vos positions depuis « Positions du portefeuille », et vos lots de prix de base rajusté depuis « Lots PBR / ACB » si vous suivez vos gains en capital.

Pourquoi le type de compte compte. Il détermine le traitement fiscal appliqué dans les écrans de gains en capital et d'impact fiscal. Un compte enregistré déclaré comme non enregistré produira des estimations fausses.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez « Portefeuille ». Le nouveau compte doit apparaître dans la répartition, et le total du portefeuille doit avoir augmenté du solde saisi. Si le total n'a pas bougé, le compte est enregistré mais son solde ne l'est pas.

5.4 Enregistrer une dette#

1. Ouvrez « Dettes » dans la section Finances personnelles.
2. Cliquez sur « Ajouter une dette ».
3. Renseignez :
   • le type — hypothèque, prêt personnel, marge de crédit, carte de crédit, prêt automobile, prêt étudiant ;
   • le créancier ;
   • le solde actuel ;
   • le taux d'intérêt ;
   • la mensualité ;
   • la date d'échéance ou la durée restante.
4. Enregistrez.
5. La page recalcule votre endettement total et votre ratio d'endettement.

Comment vérifier que ça a marché : le total des dettes affiché en haut de page doit augmenter exactement du solde saisi. Ouvrez ensuite « Vue d'ensemble » des finances personnelles : la valeur nette doit avoir diminué du même montant. Deux écrans qui bougent ensemble prouvent que la donnée est bien au centre, pas dans un coin d'écran.

5.5 Lire vos alertes financières#

1. Ouvrez « Alertes » dans la section Finances personnelles.
2. Les alertes se lisent par gravité et par domaine : échéance proche, seuil de budget dépassé, écart de trésorerie, date fiscale.
3. Chaque alerte porte un lien direct vers l'écran concerné.

Comment vérifier que ça a marché : traitez une alerte — par exemple, réglez une facture en retard — puis rechargez la page. L'alerte doit disparaître ou changer d'état. Une alerte qui persiste après le traitement signale un rapprochement manquant.

6. Votre immobilier locatif#

6.1 Ajouter un immeuble locatif#

1. Basculez dans le contexte Immobilier, ou ouvrez « Immobilier » dans la section Finances personnelles.
2. Cliquez sur « Ajouter une propriété ».
3. Renseignez :
   • l'adresse complète ;
   • le type de bien ;
   • la date d'acquisition ;
   • le prix d'achat ;
   • la valeur actuelle estimée ;
   • le nombre d'unités locatives ;
   • l'hypothèque rattachée, si elle existe.
4. Enregistrez.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez « Mes propriétés ». Le bien doit apparaître avec son adresse et sa valeur. Ouvrez ensuite « Vue d'ensemble » des finances : la valeur du bien doit être intégrée à votre patrimoine.

6.2 Suivre les revenus et les dépenses d'un immeuble#

1. Ouvrez la fiche de la propriété.
2. Saisissez vos revenus locatifs par unité et par période.
3. Ouvrez « Dépenses (T776) » pour saisir les dépenses admissibles : intérêts hypothécaires, taxes foncières, assurance, entretien et réparations, services publics, frais de gestion, publicité, honoraires professionnels.
4. Classez chaque dépense dans sa catégorie T776 : c'est ce classement qui alimente la déclaration.
5. Joignez la pièce justificative à chaque dépense significative.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez « Revenus de location (T776) ». Le revenu net calculé doit correspondre à vos revenus moins vos dépenses saisies. Faites le calcul à la main sur un mois : si l'écart dépasse quelques dollars, une dépense est mal classée ou saisie deux fois.

6.3 Faire signer un bail#

1. Ouvrez « Signature de bail » dans la section Immobilier.
2. Cliquez sur « Nouveau bail ».
3. Choisissez la propriété et l'unité.
4. Renseignez les parties : votre identité de locateur, et les coordonnées du ou des locataires — nom et adresse courriel valide.
5. Renseignez les conditions : date de début, durée, loyer mensuel, dépôt, services inclus.
6. Joignez le document de bail ou utilisez le modèle proposé.
7. Placez les champs de signature aux emplacements voulus, pour chaque partie.
8. Cliquez sur « Envoyer pour signature ».
9. Chaque partie reçoit un courriel contenant un lien de signature personnel.

Comment vérifier que ça a marché : rechargez « Signature de bail ». Le dossier doit apparaître à l'état « En attente de signature », avec la liste des signataires et l'horodatage de l'envoi. Quand une partie signe, l'état de cette partie change et vous recevez une notification. Le bail n'est réputé signé que lorsque toutes les parties portent l'état signé — un dossier partiellement signé n'est pas un bail.

7. Argent, factures et abonnement#

7.1 Payer une facture#

1. Ouvrez « Factures & Paiements » dans la section Finances.
2. La liste présente vos factures avec leur état : « À payer », « En retard », « Partiellement payée », « Annulée », « Brouillon », « Irrécouvrable ».
3. Ouvrez la facture à régler.
4. Vérifiez le montant, la date d'échéance et le détail des lignes.
5. Cliquez sur « Payer ».
6. Choisissez votre moyen de paiement, ou ajoutez-en un.
7. Confirmez.

Comment vérifier que ça a marché : rechargez la liste des factures. L'état de la facture doit être passé à payé, et un reçu doit être disponible au téléchargement. Ouvrez ensuite « Paiements » : le paiement doit y figurer avec son montant et sa date. Un paiement visible sur la facture mais absent de l'historique n'est pas un paiement enregistré.

Si le paiement est refusé. Voir la section 11.6.

7.2 Acheter des crédits d'intelligence artificielle#

Les crédits d'intelligence artificielle sont la monnaie interne des fonctions génératives. Votre forfait en inclut un nombre par mois ; vous pouvez en acheter en supplément.

Deux réserves distinctes, et c'est important :

La consommation puise d'abord dans les crédits du plan, puis dans les crédits supplémentaires.

1. Ouvrez « Crédits IA » dans la section Finances.
2. Lisez le bloc « Répartition de vos crédits » : crédits du plan, crédits supplémentaires, total disponible, solde actuel, total consommé.
3. Cliquez sur « Charger plus ».
4. Choisissez le volume de crédits.
5. Vous êtes redirigé vers le paiement sécurisé.
6. Réglez, puis revenez au portail.

Au retour, le portail affiche l'un des trois messages suivants :

Comment vérifier que ça a marché : le solde actuel doit avoir augmenté du volume acheté, et l'onglet « Historique » doit porter une nouvelle ligne de type achat. Si le message de confirmation s'affiche mais que le solde n'a pas bougé après un rechargement, ne rachetez pas : ouvrez une demande de soutien avec la date et l'heure.

7.3 Lire votre consommation#

1. Ouvrez « Mon utilisation » dans la section Compte.
2. Chaque ressource plafonnée s'affiche sous forme de carte : nom, pourcentage consommé, barre de progression, consommé sur limite.
3. Deux mentions apparaissent selon le niveau atteint :
   • à partir de 80 % : « Bientôt plein » ;
   • à 100 % : « Limite atteinte ».
4. Le bloc du bas rappelle votre forfait actuel, la date de renouvellement et le prix.

Comment vérifier que ça a marché : consommez une unité de la ressource — téléversez un document, par exemple — puis rechargez cette page. Le compteur doit avoir bougé. Un compteur figé signale que la consommation n'est pas comptabilisée sur la bonne ressource.

7.4 Gérer votre abonnement#

1. Ouvrez « Mon abonnement » dans la section Finances.
2. La page présente : le forfait actuel, son prix, sa périodicité, la date de renouvellement et l'état de l'abonnement.
3. Les états possibles sont : actif, « Essai gratuit », « Paiement échoué », « Suspendu », « Incomplet », « Incomplet — expiré », « Résilié », ou « Statut inconnu » quand la lecture n'a pas abouti.
4. Les onglets « Mes factures » et « Moyen de paiement » complètent la page.

« Statut inconnu » n'est pas « aucun abonnement ». C'est une lecture qui a échoué. Rechargez avant de conclure quoi que ce soit, et n'engagez surtout pas une nouvelle souscription sur cette base.

8. Rendez-vous et signature#

8.1 Réserver un rendez-vous#

1. Ouvrez « Rendez-vous » dans la section du même nom.
2. Choisissez le type de rendez-vous : consultation fiscale, revue de dossier, appel de suivi. Chaque type porte sa durée.
3. Choisissez la personne ou le cabinet.
4. Le calendrier affiche les disponibilités réelles de la personne choisie. Les créneaux occupés ne sont pas proposés.
5. Cliquez sur le créneau souhaité.
6. Renseignez l'objet de la rencontre et, si nécessaire, joignez un document.
7. Confirmez.

Rendez-vous en visioconférence. Si le type de rendez-vous prévoit la visioconférence, le lien est généré à la confirmation et rappelé dans la notification. La page « Consultation vidéo » rassemble vos séances à venir.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez « Vue calendrier ». Le rendez-vous doit y figurer à la bonne date et à la bonne heure, dans votre fuseau horaire — celui réglé dans « Mes préférences ». Vérifiez également que vous avez reçu la confirmation par courriel : un rendez-vous visible chez vous mais non confirmé par courriel peut ne pas être parti chez l'autre partie.

8.2 Recevoir et accepter une demande de rendez-vous#

1. Ouvrez « Rendez-vous reçus ».
2. Les demandes en attente sont en tête.
3. Ouvrez une demande : vous lisez le demandeur, le créneau proposé, l'objet.
4. Acceptez, proposez un autre créneau, ou refusez avec un motif.

Comment vérifier que ça a marché : le rendez-vous accepté doit apparaître dans « Vue calendrier » et disparaître de la file d'attente. Une demande acceptée qui reste en attente n'a pas été enregistrée.

8.3 Signer un document#

1. Ouvrez « E-Signatures » dans la section Actions. Vous pouvez aussi partir de la notification ou du courriel reçu.
2. La liste présente les dossiers de signature avec leur état : en préparation, en attente de signature, signé, refusé, expiré.
3. Ouvrez le dossier à signer.
4. Lisez le document en entier. Le portail exige de faire défiler jusqu'à la fin avant d'activer le bouton de signature — ce n'est pas un obstacle, c'est une preuve de lecture opposable.
5. Cliquez sur chaque champ de signature qui vous est attribué.
6. Apposez votre signature selon la méthode proposée : tracé, saisie du nom, ou téléversement d'une image de signature.
7. Cliquez sur « Signer » et confirmez.

Comment vérifier que ça a marché : rechargez la page. Le dossier doit porter l'état signé pour votre part, avec l'horodatage. Téléchargez le document signé : votre signature doit y figurer, et le certificat de signature doit lister les signataires avec leur horodatage. Un document qui se télécharge sans la page de certificat n'est pas un document signé électroniquement.

8.4 Envoyer un document à signer#

1. Ouvrez « E-Signatures », puis « Nouvelle signature ».
2. Téléversez le document.
3. Ajoutez les signataires : nom et adresse courriel de chacun, dans l'ordre de signature si l'ordre importe.
4. Placez les champs : signature, initiales, date, texte libre.
5. Réglez la date d'expiration de la demande.
6. Envoyez.

Comment vérifier que ça a marché : le dossier doit apparaître à l'état « En attente de signature » avec la liste complète des signataires. Demandez à l'un d'eux de confirmer la réception du courriel. Un dossier créé dont personne n'a reçu le courriel est un envoi qui n'est pas parti.

9. Trouver un professionnel et demander une soumission#

9.1 Demander une soumission#

1. Ouvrez « Demandes de soumission » dans la section Actions.
2. Cliquez sur « Nouvelle demande ».
3. Renseignez :
   • la catégorie de service — tenue de livres, production de déclaration, audit, conseil, paie, incorporation ;
   • la description du besoin, aussi précise que possible ;
   • le budget envisagé, ou une fourchette ;
   • l'échéance souhaitée ;
   • les documents utiles, s'ils peuvent être partagés à ce stade.
4. Choisissez la diffusion : à des cabinets précis, ou ouverte aux professionnels de la place de marché.
5. Publiez.

Comment vérifier que ça a marché : la demande doit apparaître dans votre liste avec l'état « Publiée » et un compteur de propositions reçues à zéro. C'est le seul zéro légitime de cet écran : il est mesuré, pas fabriqué.

9.2 Comparer et retenir une proposition#

1. Ouvrez « Propositions ».
2. Chaque proposition affiche : le cabinet, le prix proposé, le délai, le périmètre, et les avis reçus par ce cabinet.
3. Ouvrez une proposition pour lire le détail.
4. Posez vos questions dans le fil de la proposition — pas par courriel : le fil reste attaché au dossier.
5. Quand votre choix est fait, cliquez sur « Accepter ».
6. Les autres proposants sont informés automatiquement du refus.

Comment vérifier que ça a marché : la proposition acceptée doit passer à l'état accepté, la demande de soumission doit passer à l'état attribué, et un mandat doit apparaître dans « Mes mandats ». Trois écrans qui changent ensemble : c'est la preuve que l'attribution est allée jusqu'au bout.

9.3 Trouver un expert sans passer par une soumission#

1. Ouvrez « Trouver un expert » dans la section Services virtuels.
2. Filtrez par spécialité, par langue, par disponibilité et par évaluation.
3. Ouvrez la vitrine du professionnel : ses services, ses forfaits, ses certifications, son portfolio, ses avis.
4. Réservez directement un rendez-vous, ou envoyez une demande.

Comment vérifier que ça a marché : le contact doit apparaître dans « Mes firmes » ou dans « Mes mandats » selon la nature de l'engagement.

10. L'intelligence artificielle#

10.1 Utiliser l'assistant#

1. Ouvrez « Assistant IA » dans la section du même nom.
2. Posez votre question en langage courant.
3. La réponse s'affiche avec, systématiquement :
   • les sources utilisées, cliquables ;
   • le coût en crédits de la requête.
4. Cliquez sur une source pour ouvrir le document ou l'écran d'où elle vient.

Une réponse sans source n'est pas une réponse. Si vous ne voyez pas de source, ne fondez pas de décision sur ce texte. C'est le contrat que Kaxentra s'impose et que vous devez pouvoir vérifier.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez « Crédits IA » après la requête. Le solde doit avoir diminué du coût affiché sous la réponse. Si le coût affiché est de 2 crédits, le solde doit baisser de 2 — pas de 0, pas de 5.

10.2 Les assistants spécialisés#

10.3 Les espaces de connaissance#

1. Ouvrez « Espaces RAG » dans la section Assistant IA.
2. Créez un espace et donnez-lui un nom.
3. Ajoutez-y les documents sur lesquels l'assistant doit s'appuyer.
4. Attendez l'indexation : l'espace affiche l'état de traitement de chaque document.
5. Posez ensuite vos questions en sélectionnant cet espace.

Comment vérifier que ça a marché : posez une question dont la réponse ne peut venir que d'un document que vous venez d'ajouter. Si la réponse cite ce document en source, l'indexation est réelle. Si elle répond de façon générale sans citer votre document, il n'est pas encore indexé.

10.4 Approuver une action d'intelligence artificielle#

Certaines actions produites par l'intelligence artificielle ne s'appliquent pas seules. Elles restent en brouillon et attendent votre approbation. C'est un mécanisme, pas une promesse.

1. Ouvrez « Approbations IA » dans la section Assistant IA.
2. La file liste les actions en attente, avec pour chacune : la nature de l'action, l'agent qui l'a produite, la date, et le détail complet de ce qui serait écrit.
3. Ouvrez une action.
4. Lisez le contenu proposé ligne à ligne. Une écriture comptable, une classification de dépense ou une réponse à un tiers ne s'approuve pas au titre.
5. Choisissez :
   • « Approuver » — l'action s'exécute ;
   • « Rejeter » — l'action est abandonnée. Saisissez le motif : il est conservé.
6. Confirmez.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez l'écran cible de l'action. Si vous avez approuvé une écriture comptable, elle doit apparaître dans le journal. Si vous avez approuvé une classification de dépense, la dépense doit porter sa nouvelle catégorie. Une approbation qui ne change rien sur l'écran cible n'a pas été appliquée — c'est la vérification qui compte, pas la disparition de la ligne dans la file.

10.5 Lire l'activité de l'intelligence artificielle#

1. Ouvrez « Activité IA ».
2. L'écran présente les tâches en cours et passées, leur coût en crédits, l'agent responsable, et l'état.
3. Vous pouvez interrompre une tâche en cours.

À savoir, et c'est écrit dans l'écran : un ordre d'interruption est demandé, et l'écran distingue explicitement l'effet demandé de l'effet constaté. Si l'effet constaté n'est pas prouvé, il est affiché comme non prouvé plutôt que comme réussi.

10.6 Régler vos préférences d'intelligence artificielle#

1. Ouvrez « Préférences IA » dans la section Compte.
2. Réglez :
   • le niveau d'autonomie que vous accordez aux agents ;
   • les actions qui exigent votre approbation ;
   • le plafond de crédits que vous acceptez de dépenser par période.

Comment vérifier que ça a marché : déclenchez une action de la catégorie que vous venez de placer sous approbation. Elle doit apparaître dans « Approbations IA » au lieu de s'exécuter. Si elle s'exécute, le réglage n'est pas appliqué.

11. Quand ça ne marche pas#

Kaxentra utilise une rédaction unique des messages d'erreur sur ses trois portails web. Le tableau suivant donne le titre exact, le constat exact et l'action exacte que vous verrez.

11.1 Vous avez atteint votre quota de crédits#

Ce que vous voyez. Un bandeau apparaît en haut de l'écran, ou une page complète s'affiche avec le titre « Limite de votre forfait atteinte ». Le message porte les nombres réels : la limite, le consommé, la période concernée.

Pourquoi la différence entre bandeau et page complète. Si une seule action est refusée sur une page par ailleurs utilisable, vous voyez un bandeau — votre saisie en cours n'est pas perdue. Si c'est la lecture qui porte toute la page qui est refusée, vous voyez la page complète : il n'y aurait rien d'autre à afficher.

Ce que vous faites :

1. Cliquez sur « Voir les forfaits » dans le bandeau ou la page.
2. Comparez : soit vous achetez des crédits supplémentaires (chapitre 7.2), soit vous changez de forfait (chapitre 12).
3. Ou attendez la prochaine période : les crédits du plan se réinitialisent chaque mois.

Comment vérifier que ça a marché : relancez l'action refusée. Elle doit aboutir. Si elle est encore refusée alors que le solde affiche des crédits disponibles, c'est une autre ressource qui est plafonnée — lisez le nom de la ressource dans le message.

11.2 Le module n'est pas souscrit#

Ce que vous voyez. Le même écran « Limite de votre forfait atteinte », avec la première branche du message : « Cette action n'est pas incluse dans votre forfait actuel ».

Comment le distinguer d'un plafond atteint. Un plafond atteint affiche des nombres — 50 sur 50. Un module non souscrit n'en affiche pas : il n'y a pas de limite à montrer, il y a une absence de droit.

Ce que vous faites :

1. Ouvrez « Modules actifs » dans la section Administration, ou « Services disponibles ».
2. Repérez le module concerné.
3. Achetez-le individuellement, ou achetez l'ensemble qui le contient (chapitre 12.3).

Comment vérifier que ça a marché : rechargez la page qui vous était refusée. Elle doit s'ouvrir. Vérifiez également que le module apparaît bien comme actif dans « Modules actifs » — un achat qui n'apparaît pas dans cette liste n'a pas été appliqué à votre compte.

11.3 Votre session a expiré#

Ce que vous voyez. Une page stable, pas un message fugace : « Votre session a expiré ». Le portail vous reconnecte automatiquement après un court délai, et un bouton « Se reconnecter maintenant » vous permet de ne pas attendre.

Pourquoi une page et pas une simple redirection. Parce qu'une redirection sans explication donne l'impression que le produit a planté. La page vous dit ce qui s'est passé avant de vous emmener sur la page de connexion.

Ce que vous faites :

1. Cliquez sur « Se reconnecter maintenant », ou laissez la redirection se faire.
2. Authentifiez-vous.
3. Reprenez votre travail.

Ce que vous devez savoir sur vos données : une saisie enregistrée n'est jamais perdue. Une saisie en cours dans un formulaire non validé l'est. Prenez l'habitude d'enregistrer les formulaires longs par étapes.

Comment vérifier que ça a marché : vous devez retrouver le tableau de bord et votre nom dans le menu de compte. Si le portail vous redemande de vous connecter en boucle, videz les données de site de votre navigateur pour ce domaine, puis recommencez.

11.4 Vous êtes hors ligne#

Ce que vous voyez. La page « Aucune connexion réseau ».

Le point important : cette page se referme toute seule dès que le réseau revient. Vous n'avez rien à faire d'autre que rétablir la connexion — vous serez ramené automatiquement à la page où vous étiez.

Ce que vous faites :

1. Vérifiez votre réseau : Wi-Fi, données mobiles, réseau privé virtuel.
2. Attendez. La page détecte le retour du réseau.
3. Si la page ne se referme pas alors que d'autres sites fonctionnent, cliquez sur le bouton de reprise.

Ce que vous devez savoir sur vos données : la demande n'est jamais partie. Elle n'a donc rien modifié, ni sur votre appareil ni sur les serveurs. Vous ne risquez pas d'avoir enregistré à moitié.

Comment vérifier que ça a marché : vous devez revenir sur la page que vous consultiez, pas sur le tableau de bord. Si vous atterrissez sur le tableau de bord, la page d'origine n'a pas été mémorisée — refaites simplement votre navigation.

11.5 L'accès vous est refusé#

Ce que vous voyez. La page « Accès refusé », avec un bouton de retour vers la page précédente quand elle est connue.

Ce que ce n'est pas. Ce n'est pas une panne. Le message le dit explicitement : « ce refus n'est pas une erreur technique : la permission manque ». Réessayer ne changera rien.

Ce que vous faites :

1. Si vous êtes dans une organisation, demandez l'accès à l'administrateur de votre organisation. Il peut vous l'accorder depuis « Rôles & Permissions ».
2. Si vous êtes seul sur votre compte et que le refus porte sur une section que vous pensiez avoir : vérifiez d'abord votre contexte actif. Une section absente du contexte courant n'est pas une section refusée.
3. Si le refus porte sur un document partagé avec vous, le partage a peut-être expiré. Demandez un nouveau lien.

Comment vérifier que ça a marché : une fois le droit accordé, déconnectez-vous et reconnectez-vous. Les droits sont portés par votre session : un droit accordé pendant que vous êtes connecté ne s'applique parfois qu'à la session suivante.

11.6 Votre paiement est refusé#

Ce que vous voyez. Sur « Mon abonnement », un bandeau : « Paiement échoué — veuillez mettre à jour votre carte ». L'état de l'abonnement passe à « Paiement échoué ».

Ce que vous faites :

1. Ouvrez l'onglet « Moyen de paiement ».
2. Vérifiez la date d'expiration de la carte enregistrée.
3. Ajoutez un nouveau moyen de paiement, ou mettez à jour l'existant.
4. Relancez le paiement de la facture en souffrance depuis « Mes factures ».

Les causes les plus fréquentes, dans l'ordre : carte expirée, plafond de la carte atteint, refus de la banque pour une transaction récurrente, adresse de facturation qui ne correspond plus.

Comment vérifier que ça a marché : l'état de l'abonnement doit repasser à actif, et la facture concernée doit passer à payé dans « Mes factures ». Tant que l'abonnement affiche « Suspendu » ou « Incomplet », le règlement n'a pas abouti.

11.7 Un écran affiche des tirets partout#

Ce que ça veut dire. La source de données n'a pas répondu. Kaxentra affiche — plutôt qu'un 0 fabriqué, précisément pour que vous ne preniez pas une panne de lecture pour une absence d'activité.

Ce que vous faites :

1. Rechargez la page.
2. Si les tirets persistent, essayez un autre écran du même domaine. Si celui-là fonctionne, l'incident est localisé.
3. Ouvrez une demande de soutien en indiquant l'écran, l'heure et la référence affichée si elle existe.

Comment vérifier que ça a marché : les valeurs doivent revenir. Ne considérez jamais un tiret comme une valeur nulle dans un calcul que vous faites par ailleurs.

12. Votre forfait et vos limites#

12.1 Les quatre forfaits Client#

Montants en dollars canadiens. Le prix annuel est le total pour douze mois : il représente une économie d'environ 16,7 % sur les forfaits Plus, Famille et Pro.

12.2 Ce qu'un siège veut dire#

Un siège est une personne qui se connecte avec son propre identifiant. Le forfait Famille, avec ses 5 sièges, permet à cinq personnes d'accéder au même espace avec des droits distincts. Ce n'est pas un partage de mot de passe : chacune a son compte, ses notifications et sa trace dans le journal.

12.3 Les ensembles de modules#

Un ensemble s'achète en supplément de votre forfait et débloque une famille de fonctions.

Le catalogue compte 57 modules au total, dont 29 côté Client et 13 partagés avec le portail Affaires.

12.4 Ce qui est plafonné, et ce qui se passe au plafond#

Le principe qui gouverne tous ces cas : un refus explicite plutôt qu'un succès silencieux dégradé. Vous ne recevrez jamais une réponse de moindre qualité sans le savoir.

12.5 Changer de forfait#

1. Ouvrez « Mon abonnement ».
2. Cliquez sur le bouton de changement de forfait.
3. Comparez les forfaits. La page affiche pour chacun : le prix, les sièges, les crédits inclus.
4. Choisissez, puis confirmez.
5. En cas de passage à un forfait supérieur, la différence est calculée au prorata de la période en cours.

Comment vérifier que ça a marché : le nom du forfait doit changer sur « Mon abonnement » et sur « Mon utilisation ». Les limites affichées sur « Mon utilisation » doivent correspondre au nouveau forfait. Si le nom change mais pas les limites, le changement n'est appliqué qu'à moitié — signalez-le sans attendre le prochain cycle de facturation.

12.6 Passer à un forfait inférieur#

Le passage à un forfait inférieur est possible, mais il obéit à une règle simple : on ne peut pas descendre sous ce qu'on utilise déjà.

1. Vérifiez d'abord « Mon utilisation » : si vous utilisez 4 sièges, vous ne pouvez pas passer à un forfait qui en offre 1.
2. Retirez les membres ou libérez la ressource excédentaire.
3. Puis seulement, effectuez le changement.

Comment vérifier que ça a marché : les limites affichées sur « Mon utilisation » doivent avoir baissé, et aucune ressource ne doit afficher « Limite atteinte » juste après le changement. Si c'est le cas, vous avez descendu sous votre usage réel et certaines actions vont être refusées.

13. Régler votre compte#

13.1 Changer de langue#

Le portail est servi en français du Québec et en anglais canadien.

1. Ouvrez « Mes préférences ».
2. Choisissez la langue dans le sélecteur prévu.
3. Enregistrez. La page se recharge dans la langue choisie.

À savoir : si vous êtes rattaché à un cabinet, celui-ci peut avoir défini une langue par défaut. Votre choix personnel prime sur celui du cabinet pour l'interface ; les documents produits par le cabinet, eux, suivent la langue du cabinet.

Comment vérifier que ça a marché : déconnectez-vous et reconnectez-vous. L'interface doit revenir dans votre langue. Une langue qui se réinitialise à chaque connexion n'est pas enregistrée sur le compte, seulement dans le navigateur.

13.2 Régler votre fuseau horaire#

1. Ouvrez « Mes préférences ».
2. Choisissez votre fuseau parmi la liste proposée, qui couvre les fuseaux canadiens de Terre-Neuve au Pacifique, ainsi que New York et Paris.
3. Enregistrez.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez « Vue calendrier ». Un rendez-vous connu doit s'afficher à l'heure attendue dans votre fuseau. C'est le réglage le plus souvent oublié, et celui qui cause le plus de rendez-vous manqués.

13.3 Régler vos notifications#

1. Ouvrez « Mes préférences », bloc « Préférences de communication ».
2. Choisissez la fréquence : temps réel, résumé quotidien, ou résumé hebdomadaire.
3. Choisissez les canaux : dans le portail, par courriel, sur mobile.
4. Choisissez les catégories que vous voulez recevoir : demandes de documents, échéances, messages, signatures, facturation, activité d'intelligence artificielle.
5. Enregistrez.

Comment vérifier que ça a marché : déclenchez une notification connue — par exemple, demandez à quelqu'un de vous envoyer un message. Elle doit arriver sur le canal choisi, à la fréquence choisie. Un résumé quotidien ne se vérifie évidemment que le lendemain.

13.4 Gérer vos consentements#

1. Ouvrez « Vie privée » dans la section Support, puis la page de consentement.
2. Quatre catégories vous sont présentées :

1. Activez ou désactivez chaque catégorie optionnelle.
2. Cliquez sur « Sauvegarder mes préférences ».
3. Le message « Préférences de consentement enregistrées » confirme l'enregistrement.

Consulter l'historique. La même page affiche « Dernier consentement enregistré » et « Consentement précédent », avec la date. Vous pouvez donc prouver l'état de votre consentement à une date donnée.

Comment vérifier que ça a marché : rechargez la page. Les interrupteurs doivent refléter vos choix, et la date du dernier consentement enregistré doit être celle du jour. Si la page affiche « Chargement de l'historique… » sans jamais aboutir, votre choix a peut-être été enregistré mais l'historique n'a pas pu être relu — vérifiez à nouveau plus tard avant de recommencer.

13.5 Connaître vos droits#

La page « Mes droits » énumère six droits, chacun avec le geste correspondant :

13.6 Exporter vos données#

C'est un droit, et c'est un bouton. Aucune demande écrite, aucun délai d'attente arbitraire.

1. Ouvrez « Vie privée », puis « Faire une demande DSAR ».
2. Choisissez le type de demande :
   • Accès à mes données — obtenir une copie de toutes vos données ;
   • Portabilité des données — recevoir vos données en format structuré, valeurs séparées ou notation objet ;
   • Rectification — corriger des données inexactes ;
   • Opposition au traitement ;
   • Limitation du traitement.
3. Choisissez le format souhaité.
4. Décrivez votre demande.
5. Indiquez l'adresse courriel de réponse.
6. Joignez une pièce justificative d'identité si demandée. La taille maximale est indiquée sur l'écran.
7. Cliquez sur « Soumettre ma demande ».
8. L'écran confirme : « Demande enregistrée », avec un numéro de référence.

Les prochaines étapes, telles qu'annoncées sur l'écran :

1. Votre identité est vérifiée.
2. Les données demandées sont rassemblées.
3. Vous recevez un courriel avec un lien sécurisé.

Le délai légal de 30 jours est rappelé sur l'écran.

Comment vérifier que ça a marché : notez le numéro de référence. Il doit apparaître dans le suivi de vos demandes avec une échéance calculée à trente jours. Le courriel de réponse doit contenir un lien vers un fichier réellement téléchargeable — si le lien ouvre une page sans fichier, la demande n'est pas satisfaite, quel que soit son état affiché.

13.7 Demander la suppression de vos données#

1. Ouvrez « Vie privée », puis « Supprimer mes données ».
2. Choisissez entre une suppression sélective et une suppression complète (« Toutes mes données (suppression complète) »).
3. Si vous choisissez la suppression sélective, cochez les catégories :
   • Données d'identité et de contact ;
   • Documents fiscaux ;
   • Documents comptables ;
   • Historique de facturation ;
   • Messages et communications ;
   • Journaux de connexion.
4. Renseignez le motif dans le champ prévu — l'écran vous invite à « expliquer brièvement la raison de votre demande ».
5. Lisez l'encadré « Avant de continuer » : il rappelle que la suppression est irréversible et que les dossiers fiscaux doivent être conservés pendant une durée légale.
6. Confirmez le caractère irréversible.
7. Soumettez. L'écran affiche « Demande envoyée ».

Ce qui ne peut pas être supprimé, et pourquoi. Les données fiscales, comptables et de facturation sont soumises à une conservation obligatoire : sept ans pour les données fiscales et de facturation, cinq ans pour les papiers de travail d'audit. Refuser cette conservation créerait une infraction. Le portail vous le dit au lieu de faire semblant de supprimer.

Comment vérifier que ça a marché : la demande doit apparaître dans votre suivi avec son numéro et son échéance. Après traitement, vérifiez qu'une catégorie supprimée est effectivement vide dans le portail. Une catégorie encore peuplée après confirmation de suppression doit être signalée immédiatement.

13.8 Gérer votre sécurité#

1. Ouvrez « Sécurité ».
2. Vous y trouvez :
   • le changement de mot de passe ;
   • la double authentification ;
   • la liste de vos sessions actives, avec l'appareil, le lieu approximatif et la date de dernière activité ;
   • la révocation d'une session.
3. Révoquez toute session que vous ne reconnaissez pas, puis changez votre mot de passe.

Comment vérifier que ça a marché : la session révoquée doit disparaître de la liste. Depuis l'appareil concerné, le portail doit redemander une connexion. Une session qui reste active après révocation n'a pas été coupée.

13.9 Résilier#

Résilier doit être aussi simple que souscrire. Ce n'est pas une formule : c'est un parcours en libre-service.

1. Exportez vos données d'abord (chapitre 13.6). Faites-le avant, pas après.
2. Ouvrez « Mon abonnement ».
3. Cliquez sur le lien de résiliation.
4. Choisissez la date d'effet : à la fin de la période en cours, ou immédiatement.
5. Indiquez un motif — il est facultatif mais il est lu.
6. Confirmez.

Ce qui se passe ensuite. L'abonnement passe à l'état « Résilié ». Vous conservez l'accès jusqu'à la fin de la période payée. Passé cette date, le compte bascule sur le forfait Gratuit ; vos données restent accessibles dans les limites du forfait Gratuit et dans le respect des durées de conservation obligatoires.

Comment vérifier que ça a marché : l'état affiché sur « Mon abonnement » doit être « Résilié », avec la date d'effet. Vérifiez aussi « Moyen de paiement » : aucun prélèvement futur ne doit être programmé. Si l'état reste actif après la confirmation, la résiliation n'est pas enregistrée — reprenez la procédure et conservez une capture d'écran.

14. Foire aux questions#

1. Dois-je créer un compte par contexte ? Non. Un seul compte, dix contextes. Vous basculez de l'un à l'autre depuis le sélecteur, sans perdre de données.

2. Est-ce que je perds mes données quand je change de contexte ? Non. Les données appartiennent au compte. Le contexte ne fait que décider de ce qui est affiché.

3. Pourquoi certains contextes n'apparaissent-ils pas dans mon sélecteur ? Les contextes Affaires, Épicerie et Startup Studio sont conditionnés à un module ou un ensemble. Ils apparaissent dès l'achat.

4. Combien coûte le forfait Gratuit ? Zéro dollar. Il inclut 1 siège et 10 crédits d'intelligence artificielle par mois.

5. Les crédits non utilisés sont-ils reportés ? Les crédits du plan sont réinitialisés chaque mois : non reportés. Les crédits supplémentaires achetés sont reportés et n'expirent jamais.

6. Dans quel ordre les crédits sont-ils consommés ? D'abord les crédits du plan, puis les crédits supplémentaires. C'est l'ordre qui vous coûte le moins cher.

7. Que se passe-t-il si j'épuise mes crédits ? L'appel est refusé explicitement, avec le message « Limite de votre forfait atteinte ». Vous ne recevez jamais une réponse dégradée sans le savoir.

8. Mon cabinet voit-il tous mes documents ? Non. Il voit ce que vous avez partagé avec lui et ce que vous avez déposé en réponse à ses demandes. La page « Documents partagés » vous dit exactement qui voit quoi.

9. Comment retirer un partage ? Ouvrez « Documents partagés », puis révoquez le partage. Le lien cesse immédiatement de fonctionner.

10. Puis-je utiliser Kaxentra sans cabinet ? Oui. Tous les modules personnels — fiscalité, budgets, objectifs, placements, dettes, immobilier — fonctionnent sans rattachement à un cabinet.

11. Comment me rattacher à un cabinet ? Par le lien d'invitation qu'il vous envoie, ou en acceptant une invitation depuis « Invitations » dans la section Cabinets.

12. Puis-je travailler avec plusieurs cabinets ? Oui. « Mes firmes » liste vos rattachements. Chaque cabinet ne voit que ce qui le concerne.

13. Que veut dire un tiret à la place d'un chiffre ? Non mesuré. Pas zéro. Kaxentra ne fabrique jamais un zéro à la place d'une valeur qu'il n'a pas pu lire.

14. Pourquoi mon simulateur donne-t-il le même résultat pour deux entrées différentes ? Ce n'est pas normal. Un résultat doit bouger avec ses entrées. Signalez-le en indiquant les deux valeurs saisies et les deux résultats obtenus.

15. L'assistant peut-il se tromper ? Oui. C'est pourquoi chaque réponse porte ses sources. Ouvrez la source avant de décider. Une réponse sans source ne doit pas fonder une décision.

16. Combien coûte une question à l'assistant ? Le coût en crédits est affiché sous chaque réponse. Il varie selon la longueur de la question, la longueur de la réponse et le modèle utilisé.

17. Est-ce que l'intelligence artificielle peut écrire dans mes dossiers sans mon accord ? Les actions à conséquence restent en brouillon et attendent votre approbation dans « Approbations IA ». Vous réglez vous-même ce qui passe par approbation dans « Préférences IA ».

18. J'ai approuvé une action et rien n'a changé. Que faire ? Vérifiez l'écran cible. Si la modification n'y figure pas, l'approbation n'a pas été appliquée — ouvrez une demande de soutien en donnant la date, l'heure et la nature de l'action. Ne réapprouvez pas plusieurs fois.

19. Comment savoir ce que l'intelligence artificielle a fait pour moi ? « Activité IA » liste les tâches, leur coût et leur état.

20. Puis-je interrompre une tâche d'intelligence artificielle en cours ? Oui, depuis « Activité IA ». L'écran distingue explicitement l'effet demandé de l'effet constaté : un ordre envoyé n'est pas la preuve qu'il a été exécuté.

21. Mon document signé est-il valable juridiquement ? Le document signé s'accompagne d'un certificat listant les signataires, leur horodatage et la preuve de lecture. Conservez le fichier téléchargé, pas seulement le lien.

22. Une partie ne reçoit pas le courriel de signature. Que faire ? Vérifiez l'adresse saisie, puis les indésirables du destinataire. Vous pouvez relancer l'envoi depuis la fiche du dossier de signature.

23. Puis-je annuler une demande de signature ? Oui, tant que le dossier n'est pas entièrement signé. Les liens déjà envoyés cessent de fonctionner.

24. Mes rendez-vous s'affichent à la mauvaise heure. Votre fuseau horaire n'est pas réglé. Ouvrez « Mes préférences » et choisissez le bon fuseau.

25. Comment annuler un rendez-vous ? Ouvrez-le depuis « Vue calendrier » et annulez. L'autre partie est notifiée automatiquement.

26. Puis-je payer par virement plutôt que par carte ? Les moyens de paiement disponibles sont listés sur l'onglet « Moyen de paiement » de votre abonnement. Si celui que vous cherchez n'y est pas, il n'est pas offert sur votre compte.

27. J'ai payé et le solde de crédits n'a pas bougé. Rechargez la page. Si le solde ne bouge toujours pas alors que le message de confirmation s'est affiché, ne rachetez pas. Ouvrez une demande de soutien avec la date, l'heure et le montant.

28. Combien de temps mes données fiscales sont-elles conservées ? Sept ans pour les données fiscales et de facturation, cinq ans pour les papiers de travail d'audit, deux ans pour les consentements. Ces durées sont légales, pas commerciales.

29. Puis-je supprimer mes données fiscales ? Non pendant la durée de conservation obligatoire. Le portail vous le dit clairement plutôt que de simuler une suppression.

30. Comment récupérer toutes mes données ? Par une demande de portabilité depuis « Faire une demande DSAR ». Vous recevez un fichier structuré par courriel sécurisé, dans le délai légal de trente jours.

31. Que devient mon compte après résiliation ? Il bascule sur le forfait Gratuit à la fin de la période payée. Vos données restent accessibles dans les limites de ce forfait et des durées de conservation.

32. Puis-je revenir après avoir résilié ? Oui. Réabonnez-vous depuis « Mon abonnement » ; vos données sont retrouvées telles quelles si elles sont encore dans leur durée de conservation.

33. Le portail fonctionne-t-il hors ligne ? Non, le portail web exige une connexion. L'application mobile, elle, conserve certaines fonctions hors ligne — voir 02-guide-utilisateur-mobile.md.

34. Puis-je utiliser le portail sur téléphone ? Le portail web est utilisable sur téléphone, mais l'application mobile est plus adaptée pour la photographie de reçus, les notifications et la biométrie.

35. Comment changer mon adresse courriel de connexion ? Depuis « Mon profil ». Un courriel de confirmation est envoyé à la nouvelle adresse ; l'ancienne reste active jusqu'à la confirmation.

36. J'ai perdu mon second facteur d'authentification. Utilisez l'un des codes de secours conservés lors de l'enrôlement. Si vous n'en avez plus, ouvrez une demande de soutien — la réinitialisation exige une vérification d'identité.

37. Où est le journal de ce que j'ai fait ? Votre activité récente figure sur le tableau de bord. Les actions sensibles sont journalisées côté plateforme et peuvent être produites sur demande d'accès.

38. Que faire si je vois une donnée qui n'est pas à moi ? Cessez d'utiliser l'écran, faites une capture, et ouvrez immédiatement une demande de soutien en la qualifiant d'incident de confidentialité. Ne fermez pas la page avant d'avoir noté l'adresse affichée.

39. Le portail est-il disponible en anglais ? Oui, en anglais canadien. Le choix se fait dans « Mes préférences ».

40. À qui écrire quand rien de tout cela ne répond à ma question ? Ouvrez « Demandes support » dans la section Support. Une demande ouverte depuis le portail arrive avec le contexte technique nécessaire, ce qu'un courriel n'apporte pas.

Kaxentra — dossier de lancement. Document interne, version 1.0 du 17 août 2026. Marque publique : Kaxentra. Éditeur : i2t Digital. Les éléments marqués [HYPOTHÈSE] ne sont pas publiables en l'état. Les personas d'extension communautaire (E01–E08) décrivent des fonctionnalités non livrées.