03 — Guide d'utilisation du portail Affaires#

Ce guide s'adresse aux professionnels qui exercent dans un cabinet ou une direction d'entreprise : comptables, fiscalistes, auditeurs, conseillers, gestionnaires de paie, incorporateurs, responsables de gestion, responsables de facturation. Le portail Affaires compte 867 pages. Vous n'en verrez jamais 867 : la navigation se recompose selon le contexte professionnel actif. Chaque procédure se termine par « Comment vérifier que ça a marché ».

1. Démarrer#

1.1 Premier accès#

1. Ouvrez le lien d'invitation reçu par courriel.
2. Créez votre mot de passe, ou connectez-vous si votre compte existe déjà.
3. Activez la double authentification si la politique de votre cabinet l'exige.
4. Vous arrivez sur le tableau de bord du contexte par défaut de votre cabinet.

Comment vérifier que ça a marché : déconnectez-vous et reconnectez-vous depuis une fenêtre de navigation privée. Vous devez atteindre le tableau de bord, et votre nom doit apparaître dans la liste des membres du cabinet.

1.2 Les neuf contextes professionnels#

Un contexte de repli s'applique quand aucun contexte n'a été choisi.

1.3 Basculer de persona#

1. Ouvrez le sélecteur de contexte, en haut de la barre latérale.
2. Choisissez le contexte correspondant à la tâche du moment.
3. La navigation, le tableau de bord et les fonctionnalités exposées se recomposent.

Comment vérifier que ça a marché : la barre latérale doit avoir changé de sections. Vos données ne bougent pas : elles appartiennent au cabinet, pas au contexte.

2. Le portefeuille clients#

2.1 Intégrer un nouveau client#

1. Ouvrez la liste des clients.
2. Créez la fiche : raison sociale ou nom, type, coordonnées, personne-ressource.
3. Rattachez le client à un responsable de dossier.
4. Envoyez l'invitation au portail Client.
5. Créez la demande de documents d'ouverture.

Comment vérifier que ça a marché : le client apparaît dans la liste avec son responsable. Demandez-lui de confirmer qu'il a reçu l'invitation et qu'il peut ouvrir une session. Un client créé qui n'a jamais pu se connecter n'est pas un client intégré.

2.2 Demander des documents#

1. Ouvrez la fiche du client, section des demandes de documents.
2. Créez la demande, poste par poste.
3. Fixez l'échéance.
4. Envoyez.

Comment vérifier que ça a marché : la demande apparaît côté client avec son échéance. Le client reçoit une notification.

2.3 Envoyer un questionnaire#

1. Ouvrez la bibliothèque de questionnaires.
2. Choisissez le modèle.
3. Sélectionnez le ou les clients destinataires.
4. Envoyez.

Comment vérifier que ça a marché : le questionnaire apparaît dans la file du client. Les réponses reviennent dans la fiche du dossier.

3. Production fiscale#

3.1 Produire une déclaration#

1. Ouvrez la liste des déclarations.
2. Créez la déclaration : client, type, année.
3. Rattachez les pièces déposées par le client.
4. Saisissez ou importez les données.
5. Faites passer la déclaration par ses états : collecte, préparation, revue, signature, transmission.

Comment vérifier que ça a marché : l'état de la déclaration doit être visible du côté client, et la date de dernière mise à jour doit correspondre à votre dernière action.

4. Comptabilité#

4.1 Faire un rapprochement bancaire#

1. Ouvrez le rapprochement bancaire.
2. Choisissez le compte et la période.
3. Rapprochez les lignes proposées.
4. Traitez les écarts.
5. Clôturez la période.

Comment vérifier que ça a marché : le solde rapproché doit égaler le solde du relevé. Un écart résiduel non expliqué signale un rapprochement incomplet.

5. Paie#

5.1 Exécuter un cycle de paie#

1. Ouvrez le cycle de paie.
2. Vérifiez les employés actifs et leurs taux.
3. Saisissez ou importez les heures.
4. Calculez.
5. Vérifiez les retenues à la source.
6. Approuvez et émettez.

Comment vérifier que ça a marché : les bulletins doivent être disponibles pour chaque employé et le total des retenues doit correspondre au sommaire du cycle.

6. Facturation#

6.1 Émettre une facture#

1. Ouvrez la facturation.
2. Créez la facture : client, lignes, taxes, échéance.
3. Vérifiez le total.
4. Émettez.

Comment vérifier que ça a marché : la facture apparaît côté client à l'état « À payer ».

6.2 Mettre en place une facturation récurrente#

1. Ouvrez la récurrence.
2. Créez le modèle : client, lignes, périodicité, date de début, date de fin.
3. Activez.

Comment vérifier que ça a marché : attendez la première échéance : une facture doit être générée automatiquement.

6.3 Relancer un impayé#

1. Ouvrez les relances.
2. Filtrez les factures en retard.
3. Déclenchez la relance.

Comment vérifier que ça a marché : la facture porte la trace de la relance, avec sa date.

6.4 Suivre les travaux en cours#

1. Ouvrez les travaux en cours.
2. Lisez le temps saisi non encore facturé, par client et par mandat.
3. Transférez à la facturation.

Comment vérifier que ça a marché : le montant transféré doit disparaître des travaux en cours et apparaître sur la facture.

6.5 Saisir du temps#

1. Ouvrez la feuille de temps.
2. Choisissez le client, le mandat et l'activité.
3. Saisissez la durée.
4. Enregistrez.

Comment vérifier que ça a marché : le temps apparaît dans les travaux en cours du client concerné.

7. Audit et conseil#

7.1 Monter un mandat d'audit#

1. Créez le mandat : client, exercice, périmètre.
2. Constituez le programme d'audit.
3. Recensez les risques.
4. Collectez les éléments probants.
5. Faites réviser.

Comment vérifier que ça a marché : chaque procédure du programme doit porter son élément probant et son réviseur.

7.2 Conduire une évaluation#

1. Créez l'évaluation.
2. Choisissez la méthode.
3. Saisissez les données financières.
4. Produisez le rapport.

Comment vérifier que ça a marché : modifiez une donnée d'entrée significative et recalculez. Le résultat doit bouger.

8. Développement#

8.1 Publier sa vitrine#

1. Ouvrez le profil public du cabinet.
2. Renseignez services, forfaits, certifications, portfolio.
3. Publiez.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez la vitrine depuis un compte Client : elle doit être visible et complète.

8.2 Répondre à une demande de soumission#

1. Ouvrez les demandes reçues.
2. Lisez le besoin.
3. Rédigez la proposition : périmètre, prix, délai.
4. Envoyez.

Comment vérifier que ça a marché : la proposition apparaît côté client. Si elle est acceptée, un mandat est créé.

9. Intelligence artificielle#

9.1 Copilotes de domaine et experts virtuels#

Chaque contexte professionnel expose un copilote spécialisé. Toute sortie porte sa source et son coût en crédits.

9.2 Approuver une action d'intelligence artificielle#

1. Ouvrez la file d'approbations.
2. Ouvrez l'action en attente et lisez son contenu en entier.
3. Approuvez, ou rejetez avec motif.

Comment vérifier que ça a marché : ouvrez l'écran cible. Si l'écriture n'y figure pas, l'approbation n'a pas été appliquée.

10. Les limites de votre forfait#

Comportement à la limite : un refus explicite, jamais un succès silencieux dégradé.

11. Quand ça ne marche pas#

Les messages d'erreur sont les mêmes sur les trois portails web. Voir le chapitre correspondant du guide Client.

12. Foire aux questions#

Les réponses détaillées figurent dans les chapitres ci-dessus.

Kaxentra — dossier de lancement. Document interne, version 1.0 du 17 août 2026. Marque publique : Kaxentra. Éditeur : i2t Digital. Les éléments marqués [HYPOTHÈSE] ne sont pas publiables en l'état. Les personas d'extension communautaire (E01–E08) décrivent des fonctionnalités non livrées.